Als manager van het Flexbureau bij zorgvrager Vivium Zorggroep is Germaine dagelijks bezig met één cruciale opdracht: zorgen dat openstaande diensten, die niet door de vaste formatie ingevuld kunnen worden, toch bemand worden. Daarbij speelt de inzet van externe zorgtalenten een belangrijke rol.

Toen Vivium vorig jaar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) introduceerde, ontstond de noodzaak om externe medewerkers direct toegang te geven tot het planningssysteem. “Zonder koppeling konden zij simpelweg niet rapporteren,” vertelt Germaine.

De koppeling met FleGo
Om dit mogelijk te maken, werd een samenwerking gestart met FleGo, het planplatform waar PuurZorg mee werkt. Deze koppeling tussen Intus-Inplanning & FleGo zorgt ervoor dat zorgtalenten via een beveiligde digitale verbinding toegang krijgen tot de planning en de rapportage van Vivium. “Voorheen moesten locaties handmatig toegang verlenen aan externen. Dat kostte tijd en zorgde voor veel foutgevoeligheid,” legt Germaine uit.

Dankzij de koppeling tussen ons eigen plansysteem Intus en FleGo worden externe medewerkers nu automatisch ingevoerd in het systeem zodra ze via het Flexbureau worden ingezet. Ze krijgen direct de juiste inloggegevens en kunnen zich vooraf inlezen in zorgdossiers. “Dat scheelt enorm veel werk voor onze planners en zorgt dat externe collega’s beter voorbereid starten op de werkvloer.”

Van noodzaak naar efficiëntie
De koppeling met FleGo was in eerste instantie een pure noodzaak om rapportages mogelijk te maken, maar leverde al snel extra voordelen op. Voorheen gingen er gemiddeld vier mailtjes per dienst over en weer tussen Vivium en PuurZorg. “Nu helemaal niet meer,” aldus Germaine. “Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en maakt het planproces veel efficiënter. Planners voeren niet langer alleen uitvoerende taken uit, maar vervullen steeds meer een adviserende rol. Dat maakt hun werk leuker en waardevoller.”

Meer inzicht en persoonlijker contact
Een belangrijk voordeel van de koppeling is de zichtbaarheid van wie een dienst daadwerkelijk oppakt. “Waar voorheen ‘PuurZorg’ als bureau vermeld stond, zien we nu de naam van de medewerker zelf. Dat maakt het persoonlijker voor de teams op locatie en geeft ons ook meer grip op gezonde roosters. We zien bijvoorbeeld of iemand structureel te veel dagen achter elkaar werkt en kunnen daar direct op acteren.”

Daarnaast helpt de koppeling om de beeldvorming over externe inzet te verbeteren. “Vroeger werd een klacht gekoppeld aan een heel bureau, terwijl het vaak om één persoon ging. Dat zorgde voor onterecht negatieve associaties met een bureau. Nu zien we de naam van de medewerker en wordt iemand met meer respect benaderd, of het nu om interne of externe flexwerkers gaat.”

Samenwerking als sleutel
Volgens Germaine was de soepele implementatie vooral te danken aan de samenwerking tussen Vivium, FleGo, PuurZorg en Zorg Ambiance. “Je kunt mooie woorden gebruiken als ‘partnerschap’, maar uiteindelijk moet je dat waarmaken. In dit project hebben onze partners echt laten zien dat ze naast ons stonden. We hebben samen gezocht naar oplossingen in plaats van vast te houden aan problemen. Dat vertrouwen is cruciaal voor succes.”

Vooruitkijken
Vivium kijkt inmiddels verder dan de eigen organisatie. “We werken aan een regionale flexpool met meerdere zorgorganisaties. Zo willen we efficiënter omgaan met schaarse capaciteit en gezamenlijk mensen voor de zorg behouden. Zeker nu we per 1 november stoppen met de inzet van ZZP’ers, wordt die samenwerking nog belangrijker. Daar hebben we onze partners keihard bij nodig.”

Partnership
Germaine benadrukt tot slot dat techniek alleen niet voldoende is: “Het slagen van een koppeling zoals die met FleGo valt of staat met de samenwerking. Je moet dezelfde doelen hebben en echt commitment tonen, alleen dan bereik je resultaat. Niet door elkaar iets op te leggen, maar door het samen te bedenken.”

Ook interesse in een koppeling met FleGo?
Wilt u als zorgvrager ook profiteren van een efficiëntere samenwerking en directe rapportagemogelijkheden door een koppeling met uw plansysteem en FleGo? Neem dan contact op met PuurZorg. Samen bekijken we hoe een koppeling met FleGo in uw organisatie kan worden ingericht, zodat ook uw planners en teams op de werkvloer tijd besparen en externen optimaal kunnen meedraaien.